Registrere timer

Du kan registrere timer og andre timearter både fra Mobile og Desktop

Mobile

Finn aktuell ordre i ordreliste, velg "Behandle", via knappen "Timer" finner man evt. eksisterende timer og kan legge til nye via "+" knappe eller "Legg til". Dine egne timer har grønn bakgrunn i listen over registrerte timer.
Legg til ny linje ved å velge dato, antall, eventuell kommentar, velg riktig art og lagre.
I dette bildet kan man foreta flere registreringer etter hverandre, når man er ferdig kan man gå tilbake til timelisten. Ønsker du å endre på en registrert time klikker du på antall og redigering av time kommer frem.

For en komplett timeliste fra dato til dato på din bruker, åpne hovedmenyen og velg "Timeoversikt", velg deretter fra og til dato. Da vises en oversikt over registrerte timer i dette datospennet med arter summert per dag. For å se detaljer på ønsket dag, klikk på dagen og detaljerte timelinjer vises.

Desktop

Registrering av timer kan gjøres enten via ordre eller via timeregistrering.
Om du har "Ordre Info" vinduet oppe, velg fane "Timer" og nederst er en knapp med blyant symbol. Da kommer timeregistrering for aktuell ordre opp.

Velg art, dato, antall og evt. kommentar.
Bruk "enter" tast for å gå til neste felt gjennom registreringen, når du bruker "enter" på siste felt vil linjen lagres og ny linje kommer opp under denne igjen. Da kan man legge inn neste linje dersom man skal registrere flere linjer. Du kan også klikke "Lagre" knappen helt til høyre for å lagre linje.

Ønsker du å registrere timer på flere ordrer i samme vindu velger du "timeregistrering" fra ordre-hovedmenyen. Velg ønsket ordre og legg til som beskrevet ovenfor. Du kan veksle mellom ulike ordrer for hver linje om du ønsker dette.

For å hente timeoversikt, klikk på dato/kalender feltet du finner øverst til høyre på alle sider i innesystemet. Velg "Timeoversikt" og "ansatt", da ser du en summering av arter per dag i kalenderen. For detaljer, klikk på art i kalenderen og et vindu åpner seg med informasjon om hva disse timene består av.

Ønskes en timeliste på papir eller excel, velg "printer" knappen helt til høyre, velg fra-til dato og "Hent"
Her har saksbehandlere og administratorer mulighet for å hente ut timelister på enkelte eller alle ansatte, mens normalbrukere får kun tilgang til egne timer.

Merk at timer kan kun registreres på en ordre, man kan ikke registrere timer som ikke hører hjemme noe sted. Det er vanlig at hver ansatt får en egen intern ordre for registrering av administrativ tid, fravær osv. Gjerne en egen ordre per år slik at man lettere kan hente ut totaler per år.

Timegodkjenning

Man kan sette opp timegodkjenning i ELinn. Dette kan aktiveres per timeart, og vil da sende timer til kontroll før det eventuelt eksporteres til et eksternt ERP system. Dersom ordre er avsluttet i ELinn vil den ikke få status som avsluttet i ERP før alle timer er godkjent og overført. Godkjenning kan utføres med ulike søkeparametre som f.eks. ordre, ansatt, art, fra og til dato, samt "min saksbehandler liste".

Dette er også et trinn videre på veien mot vår planlagte integrering av selvstendige lønnsystemer, slik at timer som skal til lønn kan kontrolleres før overføring.

Timer som ligger til godkjenning har en orange prikk, lik den man ser på f.eks. dokumenter som ligger til kontroll. Den nye orange knappen åpner vinduet for timegodkjenning, og er kun synlig for de som har tilgang til timegodkjenning. Knappen finnes også under ERP Eksport samt i timekalenderen.

Du som fører timer i ELinn trenger ikke gjøre noe anderledes selv om timegodkjenning aktiveres, du vil kun se at omfattede timer får en orange prikk i listen så lenge timene ligger til godkjenning. Når timene er godkjente vil alt se ut som tidligere med samme flyt.

Redigering av timer ved timekontroll

Det mulig å redigere timer rett fra timegodkjenningen. Herfra kan man endre ordre, lønnsart, ansatt, antall, dato og kommentar for hver timelinje dersom dette trenger å korrigeres før timen godkjennes og overføres til eksterne systemer.

Dersom en time slettes eller endres her, vil dette bli loggført og er synlig for den enkelte ansatte under timeoversikten på mobil. Dette inkluderer hvem som har gjort endringen og hva som er endret. Kun timer som faller inn under valgte datoperiode for timeoversikten vil vises.

Det er også lagt til to nye valg i timegodkjenningsvinduet hvor man kan hente lister over redigerte og slettede timer. Der vil det også stå hvem som har redigert eller slettet timen, samt data etter endring dersom timen er redigert.