Dokumentasjon i forbindelse med en ordre

Når du oppretter en ordre vil det alltid dannes noe dokumentasjon. Hva som genereres og hva som legges klart for utfylling på ordre avhenger av hvilke valg som gjøres når ordre opprettes.

Skjema (sjekklister) kan kun fylles inn og redigeres fra Mobil platform av jobbansvarlig. Det er ikke mulig for andre enn jobbansvarlig å foreta endringer i allerede lagrede skjema, slik at den som fyller inn og signerer ethvert skjema skal føle seg trygg på at dette ikke endres av andre i ettertid.

Når du fyller ut skjema kan det stå noe hjelp/info til høyre i overskriften for sjekkpunkter (se bilde). Dette betyr følgende:

• V : valgfritt om punkter i denne gruppen avkrysses
• A : alle punkter i denne gruppen må avkrysses
• min 1 : minimum 1 punkt må avkrysses (min 2 = 2 punkt osv)

Risikovurdering:

Allerede når du er i ferd med å opprette en ordre fyller du i realiteten ut første risikovurdering. Det er umulig å opprette en ordre i ELinn uten at det skapes en risikovurdering. Valgene som gjøres her avgjør videre hvilken annen dokumentasjon du må komplettere på denne ordre.
Dette skjema går til kontroll så snart det er ferdig utfylt.
Noen brukere kan være delegerte som betyr at skjema godkjennes automatisk.

Utvidet risikovurdering, også kalt Planlegging av Anlegg:

Denne legges til på ordre dersom du underveis i risikovurderingen velger punkter som normalt krever en mer utfyllende planlegging. Her kan du spesifisere nærmere hva som skal legges til grunn for den videre utførelsen.
Dette skjema går til kontroll så snart det er ferdig utfylt.
Noen brukere kan være delegerte som betyr at skjema godkjennes automatisk.

Sluttkontroll:

De fleste ordrer vil kreve en sluttkontroll. Her kan du legge inn verifikasjon etterhvert som dette gjøres, og du kan mellomlagre skjema som en kladd. Når du er ferdig sender du inn skjemaet.
Dette skjema går til kontroll når ordre er avsluttet.
Noen brukere kan være delegerte som betyr at skjema godkjennes automatisk.

Samsvarserklæring:

På lik linje med sluttkontrollen vil dette skjema ofte legges på ordre for utfylling.
Dette skjema går til kontroll når ordre er avsluttet.
Noen brukere kan være delegerte som betyr at skjema godkjennes automatisk.

Egendefinerte skjema:

Det kan finnes andre skjema som er egendefinerte for ditt firma.
Disse har annet innhold og egne regler som defineres per skjema.

Reviderte versjoner underveis:

Enkelte skjema tillates fyllt inn flere ganger dersom forutsetningene for oppdraget endres underveis. Disse vil da legges til ordre med revidert nr. Dersom disse skjemaene igjen krever nye skjemaer som ikke opprinnelig var tildelt denne ordre, vil nødvendige skjemaer automatisk legges til ordre for utfylling.

Manuell dokumentasjon:

Du kan laste opp bilder og annen dokumentasjon både fra mobil og Desktop til hver ordre.
Her kan du legge ved beskrivelse samt velge om dette skal være tilgjengelig for anleggseier eller om det skal være bedriftsinternt.
Manuell dokumentasjon går til kontroll så snart det er lastet opp til ordre.
Noen brukere kan være delegerte som betyr at dette godkjennes automatisk.

Kopiere skjema:

Det er mulig å kopiere skjemadata fra et annet skjema når nytt skjema skal produseres. Dette kan være gunstig ved f.eks. oppdatering av en eksisterende kursfortegnelse, eller dersom man skal fylle inn flere "like" varmekabelskjema.

Dette betyr også at man kan opprette ulike skjema maler på en internordre eller en felles mal-ordre, så henter man opp dette de gangene man ønsker å bruke data fra en mal. Man kan godt fylle inn kun de data man mener er greie som startdata, for deretter å lagre malen som en kladd for å slippe å fylle inn alle påkrevde felter.

Hvis vi tar eksempelet med å oppdatere kursfortegnelse:
Når man står i den nye ordren og skal oppdatere en kursfortegnelse utført på en tidligere ordre, legg til ny kursliste på ordre som før, velg deretter "Kopier data fra annet skjema" og søk opp ordre hvor den gamle kurslisten ligger på. Velg deretter den gamle kurslisten og alle data kopieres over til det nye skjemaet. Gjør så de tilføyelser eller endringer som er nødvendig og lagre det nye skjemaet som før. Da dannes en ny versjon med oppdatert kursliste på den nye ordren, mens den gamle kurslisten beholdes som den var på den gamle ordren. Da ivaretar man også versjonskontroll og sporbarhet på de endringer som gjøres til enhver tid.

Merk:
Når man søker etter ordrer vil man kun finne ordrer som inneholder et eller flere skjema kompatibelt med det skjema du skal kopiere til, dvs skal du hente data til en kursfortegnelse vil du kun finne ordrer som inneholder f.eks. en kursfortegnelse. Dersom det opprettes en egen ordre kun for å lagre maler kan man med fordel kalle ordren "Mal ordre for diverse skjema" eller tilsvarende, så søker man etter "mal" og denne ordre vil dukke opp og viser de skjema som passer overens med det skjema du skal kopiere til.

Skjema som kan kopieres fra, er:

• ferdig innsendte skjema
• skjema som er lagret som kladd

Kopiere skjema med CFX kode:

Noen skjema kan ha en CFX kode nederst, dette gjelder typisk kursfortegnelser. Når du søker etter ordre for å kopiere skjema fra, kan du benytte CFX kode dersom dette står nederst på kursfortegnelsen. Det betyr at du kan hente inn data fra den aktuelle kursfortegnelsen uavhengig av hvilket firma som har opprettet denne. Det kan være at et annet firma som benytter ELinn har produsert kurslisten som henger der i dag, men du skal nå gjøre endringer på denne. Da henter du inn originalen via CFX kode og produserer din egen nye versjon basert på originale data. Merk at den nye kursfortegnelsen nå får din bedrifts logo etc, og du endrer ikke på den originale kursfortegnelsen som tilhører det andre firmaet.