Eksport til ERP system

ELinn kan sende ordrer til eksternt ERP system, f.eks. Visma Contracting

For å aktivere integrasjon med ERP system, gå til Admin -> Firma innstillinger
I menyen "ERP system" velger du ditt ERP system fra listen.

Det står da oppgitt et ferdig brukernavn og passord, dette legges inn i ERP systemet som skal sende og hente data mot ELinn.

Vi har to typer webservice, en som sender ordredata fortløpende og en som sender ferdige fakturaunderlag. Ditt ERP system avgjør hvilken webservice som benyttes.
F.eks. benytter Visma Contracting og alle de skybaserte systemene ordre eksport.

Ordre eksport :

Ny ordre eksport trigges av følgende hendelser:

• Ordre / bestilling opprettes
• Timer eller varer legges til eller endres på ordre
• Ordre / bestilling redigeres (er til vurdering, kan endres)
• Ordre / bestilling kanselleres (dersom den har et ordrenummer)
• Ordre avsluttes
• Manuell eksport via "Ordre eksport"

For at en ordre eksporteres kreves imidlertid følgende:

• Ordrenummer må være angitt
• Bestillinger sendes ikke med mindre bestillingen har fått et ordrenummer

For at en time skal eksporteres kreves følgende:

• Brukeren må være satt til "Eksporter timer til ERP" under "Brukere innstillinger -> Time admin"
• I Visma Contracting må samme bruker også stå oppført som ELinn bruker under "systemkoder -> ordre"

NB : Det er mulig å bestemme om ordrer skal overføres automatisk eller manuelt

Selektiv eksport til ERP

Vi har nå gjort det mulig å velge hvilke ordrer som skal overføres til ERP og ikke.

Dette gjelder ikke mot Visma Business og Visma Contracting

Vinduet for Send til ERP viser nå to ordrelister, en liste med avsluttede ordrer og en liste med ordrer i arbeid. På hver linje er det en avkryssingsboks. Ved å velge eller ikke velge per ordre så styrer man hvilke ordrer som sendes og hvilke som holdes igjen.

Dersom man ikke har kryss på en ordre så huskes dette videre, og ordrelinjer på denne ordre vil ikke gå over før denne avkrysses igjen senere.

Dette gir flere fordeler :

• Man slipper å ha masse ordrer i arbeid i eksternt system dersom man ikke ønsker dette
• Men kan velge å kun sende de ordrer som er klare til fakturering eller delfakturering (anbefales)
• Ordrelinjer som ikke er sendt kan også redigeres i ELinn uten at det dannes +/- linjer ved korrigering
• Mindre antall overføringer per ordre gir mindre sjanse for at det oppstår feil under enkeltvise overføringer

Som standard for eksisterende klienter sendes alle ordrer og ordrelinjer fortløpende som før, inkludert automatisk overføring påfølgende natt dersom dette allerede er aktivt.

Men dette kan nå endres via Firma innstillinger -> ERP System. Dersom man huker av "Selektiv overføring av ordrer til ERP" vil nye ordrer og nye linjer ikke sendes automatisk men bli stående i eksport vinduet inntil de krysses av. Det betyr også at ordrer ikke automatisk overføres om natten dersom dette til nå har vært standard.

Man kan også velge å la det være som det er, da behøver man ikke gjøre annet enn å sende slik man har gjort før. Alle ordrer vil da være avkrysset dersom man ikke endrer dette underveis.

Faktura eksport :

Det må dannes en ny faktura før dette sendes til eksport.
Da sendes alle ordredata, kundedata, vedlegg samt timer og varer ferdig priset.
ERP systemet danner deretter selve fakturaen og bokfører alle data i regnskapssystemet.